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Clientes remotos. ¿Cómo debes terminar la relación laboral?

Los emprendedores y los propietarios de pequeñas empresas invierten mucho tiempo tratando de ganar nuevos clientes remotos. Pero, ¿qué sucede cuando descubres que realmente necesitas prescindir de uno y tienes que hacerlo desde la distancia?

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Los siguiente consejos te ahorrarán muchos dolores de cabeza al articular qué cualidades debes tener en cuenta; y cómo hacer un cese de la relación laboral de una manera profesional y limpia con clientes remotos que son solo representan malas noticias.

Si experimenta uno o más de estos escenarios, es probable que sea hora de salir del compromiso laboral con tus cliente:

Pagar tarde, o no pagar nada

A veces celebramos compromisos profesionales sin cerrar el trato en papel o digitalmente.

Este es un gran error, ya que aquellos que han sido estafados previamente por la falta de un contrato con sus clientes remotos al momento de pagar o por un fantasma repentino seguramente te lo pueden atestiguar.

La lucha con las cuentas por cobrar afecta negativamente a tu negocio de varias maneras:

  • No puedes pagar la nómina, a tus compañeros, a ti mismo o contratistas.
  • Te quedas en un patrón de espera donde debes dedicar más recursos en buscar el pago.
  • Y por último, pero no menos importante, a menudo te sientes desmoralizado por la situación. Lo que puede afectar tu confianza y tu capacidad de vender.

Ten en cuenta que cuando tienes un contrato legítimo y ejecutado; la negativa de un cliente remoto a pagar es una infracción grave de la ley.

A veces, una carta redactada por un abogado en tu nombre los impulsará a la acción. No importa qué, siempre asegúrate que los clientes devuelvan un contrato firmado y el alcance del trabajo antes de comenzar a trabajar con ellos.

Retroalimentación inexistente o inútil con tus clientes remotos

¿Alguna vez te quedaste hasta medianoche para poder cumplir con una fecha límite establecida por alguno de tus clientes remotos, solo para esperar días (o semanas) en obtener una respuesta?

Tal vez la retroalimentación que finalmente recibiste fue vaga o representó más “señalar con el dedo” que ideas constructivas. ¿Qué se supone que debes hacer ahora?

  • Primero, da un paso atrás y revisa con calma los requisitos del proyecto. Si encuentras que hay algo de validez en lo que dice el cliente; programa una llamada para que puedas discutir cualquier problema por video o teléfono, lo que ayuda a evitar la falta de comunicación.
  • De lo contrario, te debes sentir libre de refutar respetuosamente, con respuestas detalladas a sus inquietudes y/o preguntas de sondeo para obtener más contexto de ellos.
  • Si ninguna de estas acciones se concreta en un conjunto claro de próximos pasos, debes pensar detenidamente si vale la pena continuar con este compromiso (y relación) profesional.

Cambios constantes del alcance del proyecto

Ocasionalmente, alguno de tus clientes remotos te sorprenderá con sus propios cambios internos de personal, donde un miembro nuevo o diferente tomará la delantera en un proyecto.

Esto sucede y tu flexibilidad se verá como una ventaja. Sin embargo, los cambios en el personal no deberían afectar el alcance general de tu colaboración y trabajo.

Cuando un cliente presiona para modificar en gran medida los parámetros de tu carga de trabajo con ellos, o para expandirlos por completo; es tu trabajo poner freno y volver a revisar los objetivos del compromiso y la estructura de pagos.

Si no están abiertos a hacerlo, puede ser mejor cortar los lazos y emitir una factura por el trabajo completado hasta el momento antes de seguir adelante.

Romper relaciones con tus clientes remotos no es tan difícil

Si has llegado al punto en que el mejor enfoque implica una ruptura limpia con alguno de tus clientes remotos, aquí te mostramos cómo proceder con una fricción mínima.

Ten en cuenta que esto implica cortar la relación profesional por escrito, ya que te ayuda a evitar cualquier situación incómoda o de mal entendidos de “dije/dijeron”.

Mensaje

Elabora un correo electrónico breve y conciso que describa los problemas del proyecto de la manera más objetiva posible.

No hay necesidad de sumergirte en detalles potencialmente ambiguos ni en nada que pueda percibirse como un ataque personal. Esto eso solo conduce a dificultades emocionales, que es lo que deseas evitar.

Debes ser respetuoso y explica los detalles del proyecto, imaginando todo el tiempo que esto podría ser enviado a cualquier persona o publicado en cualquier lugar en línea, y que querrás parecer profesional y sin reproches.

Si se te debe dinero, indica que se adjunta una factura (con una ventana neta de 15 ó 30 días) para su atención y pronto pago.

Momento

Es mejor esperar para enviar tu nota hasta que hayas tenido la oportunidad de alejarte y volver a revisar tu mensaje.

En general, es una buena idea esperar 24 horas antes de enviar dicho mensaje, y también puedes compartirlo discretamente con un colega o asesor de confianza para obtener su opinión.

Todos tenemos puntos ciegos y perspectivas únicas sobre los eventos, especialmente cuando se trata de nuestras propias interacciones interpersonales y laborales.

Al esperar un tiempo prudencial para revisar y perfeccionar tu mensaje, reducirás en gran medida las posibilidades de enviar prematuramente una diatriba sarcástica que más tarde podría volver a perseguirte en los círculos de tu industria.

Continuando la relación con tus clientes remotos

Una vez que la deuda ha sido pagada y el compromiso ha terminado. Querrás sopesar los pros y los contras de mantener a dicho cliente a las perspectivas futuras.

Quizá tenga más sentido eliminar tu logotipo de su sitio web, por ejemplo, para que ambos puedan evitar preguntas difíciles o conversaciones incómodas con otros.

Deberás abstenerse de hacer comentarios negativos o brindar información privada sobre cualquier problema con tus clientes remotos. Sólo que confíes plenamente en la persona con la que está hablando. Y “hablar” es intencional aquí, porque no debes colocar este tipo de información en un formato fácil de compartir.

Ahora es el momento de cambiar tu enfoque hacia el camino por delante y no solo observar los desafíos en el espejo retrovisor de tu negocio.

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