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Estudio de caso. 8 pasos sencillos para crear uno de calidad

Cualquiera puede escribir cosas bonitas sobre su propia marca. ¿Pero respaldarlos con ejemplos de la vida real? Esa es otra cosa por completo. Para ello podemos emplear un estudio de caso.

informe de caso
pautas para realizar un estudio de caso según tus especificaciones

Las promesas brillantes y las consignas ambiciosas no siempre son suficientes para convencer a los consumidores que prueben tu marca.

Un estudio de caso bien construido puede ser el formato ideal para mostrar los beneficios de tu producto o servicio; y persuadir a los visitantes para que se conviertan en compradores, clientes leales.

Sin embargo escribir un estudio de caso convincente no es tarea fácil.

Algunas cosas que deberás hacer:

  • Analizar a fondo tus acciones cuando trabajes en un determinado proyecto.
  • Recopilar comentarios de los clientes.
  • Resumir todos tus errores y victorias.
  • Sacar conclusiones que convenzan a los lectores de tu profesionalismo y capacidad para ayudarlos a alcanzar sus objetivos.

Pero tomará un poco de trabajo e inspiración creativa para obtener esas conversiones y mayores ventas que estás buscando.

Esta guía detallada te ayudará a recorrer el camino espinoso para escribir un estudio de caso brillante.

Elige tu tema

Busca los ejemplos más relevantes que atraerán a tu mercado objetivo.

Es improbable que los casos de segmentos de mercado irrelevantes atraigan a la audiencia que deseas.

Si la mayoría de tus clientes son centros de atención médica; por ejemplo no tiene sentido escribir un estudio de caso sobre un cliente de la industria minorista.

Adapta tu contenido a tus lectores. Escribe sobre problemas que resuenen con ellos.

Selecciona un cliente adecuado para tu estudio de caso

Las empresas con cientos o incluso miles de clientes pueden tener dificultades para elegir un caso suficientemente notable para su consideración.

Incluso si solo tienes una docena de prospectos entre los que elegir, puede ser difícil decidir sobre uno en particular.

Ya sea que elijas un cliente fiel desde hace mucho tiempo o uno relativamente nuevo, lo principal es demostrar cómo enfrentó un desafío excepcional y lo superó.

Un cliente de renombre solo, no garantiza un estudio de caso increíble.

Servir a un gigante del mercado puede agregar estrellas a tu reputación; sin embargo no valdrá mucho en términos de conversión de clientes si tu análisis es superficial y sin sentido.

Es importante destacar con resultados medibles.

Tu estudio de caso debe demostrar a los lectores cómo tu empresa maneja los desafíos de manera profesional. Del mismo modo presenta tus resultados satisfactorios para todas las partes involucradas.

Realiza una entrevista y recopila los datos

Los datos precisos y detallados son importantes al escribir un estudio de caso convincente.

Puedes recopilar tus datos realizando una entrevista a tu cliente elegido.

Comienza tu conversación con algunas preguntas para romper el hielo para crear un ambiente ligero y relajante. Además, profundiza gradualmente para descubrir sus opiniones sobre el resultado del proyecto conjunto.

Importante: ¡ Asegúrate de grabar tu entrevista o tomar notas!

Para obtener respuestas más detalladas, debes hacer preguntas abiertas. Profundiza en los elementos “por qué” y “cómo”.

Por ejemplo, si tu cliente dice: “tu solución es excelente. Simplificó la vida de mis empleados”; pide ejemplos específicos de cómo se llegó a ellos.

Si es posible, solicita a tu cliente detalles cuantitativos.

Una respuesta ideal sería algo así como: “Gracias a tu solución, nuestra empresa logró un aumento de ingresos del 20% en tres meses. El número de clientes aumentó en 634, y el tiempo dedicado disminuyó en un 34%”.

Ahora tienes datos medibles que pueden usarse para verificar el impacto de tu producto.

Aquí hay algunas preguntas de muestra, que generarán respuestas detalladas:

  • ¿Nuestra solución valió la pena? ¿Cuál es la relación entre gastos e ingresos como resultado de este proyecto?
  • ¿Se abrieron nuevas oportunidades para tu marca que antes eran inalcanzables?
  • ¿Cómo midió el éxito de esta solución? ¿Qué datos usaste?

Incluso si el cliente solicita permanecer en el anonimato; una gran cantidad de datos específicos aumentará la credibilidad de tu estudio de caso.

Estructura tu estudio de caso

Con el testimonio y los datos precisos de tu cliente a la mano, puedes proceder a describir tu estudio de caso.

Usa un esquema para planificar la redacción de tu estudio de caso de una manera que sea atractiva y fácil de leer.

Divide tu historia en pasos que resalten cómo resolviste el problema.

Haz más que simplemente indicar un problema y mencionar que lo resolvió.

Debes describir las etapas intermedias a tus lectores en un formato paso a paso.

Imagina leer un libro sin capítulos, con solo un prólogo y epílogo. Te quedarías preguntándote qué pasó en el medio.

Tu estudio de caso debe responder las preguntas: quién, qué, dónde, cuándo y por qué; y concluir con un rotundo cómo.

Título

Un título es el primer elemento con el que se encontrarán tus clientes potenciales; por ello, hazlo llamativo e informativo.

Tu título debe responder las siguientes preguntas:

  • ¿De quién es este estudio de caso?
  • ¿Qué desafíos enfrentaron?
  • ¿Cómo se abordó el problema?

Por ejemplo: “El minorista en línea ve que las ventas se duplican con PPC”.

Este título le dice a los lectores que trabajaste con un minorista en línea que quería aumentar sus ventas y que logró este objetivo gracias a la publicidad de pago por clic.

Resumen Ejecutivo

Comienza tu estudio de caso proporcionando un perfil corto (1-2 párrafos pequeños) de tu cliente.

Utiliza las respuestas del guión que completaste durante la entrevista inicial para describir el segmento de mercado, la experiencia y las ventajas competitivas del cliente.

Es ideal que expongas la razón por la que te involucraste en el proyecto. Y si es posible, debes responder, ¿qué circunstancias llevaron al cliente a contactarte?

El desafío

Detalla qué obstáculos enfrentó tu cliente y describe sus antecedentes antes de tu intervención. Con ello, acercas a los lectores al problema y demuestras por qué tus servicios son demandados.

La sección “desafío” debe responder las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo manejó tu cliente sus procesos diarios antes de contactarte?
  • ¿Qué obstáculos enfrentó?
  • ¿Intentaron resolver el problema por su cuenta? ¿Cómo exactamente?
  • ¿Qué resultados esperaban obtener?
  • ¿En qué estado se encontraba el proyecto cuando se te asignó?

La solución

Las secciones “desafío” y “solución” son esencialmente una pregunta y una respuesta.

Has definido un problema determinado y ahora explicarás cómo lo resolviste.

Comienza describiendo el proceso de investigación, en particular:

  • Datos recopilados durante el análisis inicial del proyecto.
  • Inicialmente herramientas, tecnologías y recursos disponibles.
  • Aspectos débiles y fuertes de la empresa.
  • La misión de tu cliente y los valores corporativos.
  • Ventajas de los competidores que el cliente esperaba superar.
  • Diferencias entre la estrategia del cliente y las de los líderes del mercado. Lagunas a llenar.
  • Procesos manuales para automatizar y costos excesivos para reducir.
  • El objetivo final del cliente para el proyecto.
  • Varias soluciones económicas y qué criterios informaron su selección.

Proporciona información detallada sobre la solución elegida:

  • ¿Qué tareas realizaste?
  • ¿Cuáles beneficios se esperaban?
  • ¿Cuánto tiempo se necesitó para obtener los resultados deseados?
  • ¿Qué recursos fueron necesarios?

Una vez que describas tu proceso de investigación, proporciona una estrategia paso a paso que muestre cómo se implementó tu solución.

Realiza un análisis retrospectivo y recuerda todos tus movimientos relacionados con el proyecto.

Compila en un esquema, colocando los eventos en secuencia cronológica.

Luego, detalla cada paso y corrobora la viabilidad de las decisiones tomadas.

Muestra que cada minuto del tiempo del cliente y cada dólar del presupuesto del proyecto fueron bien gastados.

Después de leer tu estudio de caso, los posibles clientes deben tener una idea de lo que haría exactamente para alcanzar sus objetivos.

No escribas simplemente “elegimos tecnologías de vanguardia” o “utilizamos las mejores prácticas”. Estas son declaraciones vagas y abstractas.

Indica claramente lo que se hizo para llegar a una solución satisfactoria.

Resultados / Logros

Muestra el contraste entre el estado inicial del proyecto y su éxito como resultado de tus esfuerzos.

Haz hincapié en el hecho que ayudaste a tu cliente a lograr sus objetivos.

Resumir los cambios positivos en una lista con viñetas de manera concisa.

Proporcionar datos medibles.

Si continúas trabajando con el cliente después de la finalización del proyecto; enumera las métricas que planea usar para el análisis, el mantenimiento y la planificación continua.

Presta atención a tu estilo de escritura

Los emprendedores que escriben estudios de casos a menudo van a uno de los dos extremos: componen un documento técnico o anuncian abiertamente su negocio.

En el primer caso, el estudio se presenta como un informe seco, aburrido y sin vida escrito en jerga muy técnica. Evita términos profesionales complejos, o al menos proporciona definiciones integrales.

Con suerte, la mayoría de tus lectores serán posibles clientes, no colegas.

Es posible que los lectores no conozcan herramientas, terminología y métricas específicas; por lo tanto, presenta los datos en una forma fácil de leer y digerir.

Deseas enfatizar el hecho que tu personal es capaz de manejar problemas complejos, pero no exageres.

Habla con autoridad experta y respalda todas tus recomendaciones con hechos. De lo contrario, tu historia no parecerá creíble.

Intenta encontrar un medio feliz entre estos dos extremos.

Consejos prácticos

Aquí hay algunos consejos que te ayudarán a desarrollar un estilo de escritura persuasivo:

  • Cuenta una historia, no solo enumeres hechos. La estructura de un estudio de caso se puede comparar con la estructura de una novela. Ambos tienen una introducción, un desarrollo, un clímax y una resolución. Describe tu trabajo en el proyecto como una trama perfecta, permitiendo a los lectores sumergirse en tu historia. Infunde tensión, suspenso y progreso para que tu estudio de caso sea realmente emocionante.
  • Presenta el problema que abordaste como el antagonista y tu cliente como el protagonista. Tú juegas el papel de un personaje secundario que ayuda al protagonista a superar los desafíos y llegar a un final feliz.
  • Muestra la situación desde el punto de vista de tu cliente. No te enredes tanto en la narración de historias, al punto que te olvides de mostrar las opiniones de tu cliente. Recuerda, él es la figura clave en tu proyecto, y su punto de vista es importante. Por ello proporciona presupuestos directos para agregar credibilidad a tu estudio de caso; pero asegúrate que los hechos enumerados en la información proporcionada no se repitan en tu propia copia.
  • Las citas de los miembros de tu equipo también pueden ser útiles. Esto ayudará a los visitantes de tu sitio a conocer quién trabajará en sus proyectos.
  • Tu tarea principal es satisfacer el interés de clientes potenciales. No utilices términos complejos ni describas matices técnicos. Un estudio de caso es una historia sobre un evento de la vida real, no una presentación para una conferencia profesional.
  • Recuerda tu formato. Puede ser tedioso leer largos textos, así que divídelos en párrafos; y usa listas numeradas y con viñetas; encabezados, subtítulos y otras herramientas de formato. Las oraciones deben ser concisas y entregar un solo pensamiento clave.

Usa imágenes y gráficos en tu estudio de caso

Tu estudio debe ser bien escrito y profesional, e incluir cifras y comentarios de expertos. Sin embargo, eso no significa que tenga que ser gris y aburrido.

Usa imágenes para dividir bloques de texto y entregar información importante de una manera brillante y atractiva.

Agrega datos clave en gráficos y tablas. Toma capturas de pantalla o usa imágenes con los productos y el logotipo de tu cliente.

Verificación doble

Asegúrate de corregir y editar tu estudio de caso.

Una vez escrita la última línea, tómate un descanso y mírala con ojos nuevos después de un día o dos.

Podrás encontrar errores menores y agregar nuevos detalles.

Promociona tu estudio de caso

Cuando la versión final de tu estudio sea pulida y legible, publicala en una sección especial para estudios de casos en tu sitio web. Haz anuncios en las redes sociales, o puedes incluirla en tu campaña de marketing por correo electrónico para atraer a más lectores.

Considera filmar una versión en video de tu estudio de caso para su lanzamiento en YouTube.

Envía tweets, utilizando citas de tus clientes y miembros del equipo.

Analiza la participación de tu audiencia contando el número de clics, recursos compartidos, tiempo de visualización, comentarios y otros indicadores.

Al hacerlo, estos datos te indicarán si has elegido el estilo de presentación y los canales de promoción correctos.

Errores comunes

Incluso si sigue todos los consejos anteriores, ten cuidado con los errores comunes que pueden socavar los objetivos de tu estudio de caso.

Evita estas tácticas perjudiciales si desea escribir una historia de éxito de primer nivel:

  • Demasiados escritores. Involucrar a un gran número de colegas o representantes de clientes en la redacción de tu estudio de caso puede ser complicado. Los puntos de vista divergentes y los egos pueden socavar rápidamente tus objetivos y esfuerzos.
  • Publicidad intrusiva de la marca. Como se mencionó anteriormente, no uses tu caso de estudio para publicitar abiertamente a los lectores. Si deseas que tu investigación se publique en un sitio web de buena reputación, sus editores rechazarán todo lo que sea demasiado informal y promocional.
  • Olvidarte de tu público objetivo. Muchos especialistas escriben sobre las cosas que saben, utilizando un lenguaje común para ellos, sin pensar en el lector potencial. Sin embargo, la historia de éxito de tu proyecto no es un diario personal. Por ello dibuja un perfil del visitante promedio de tu sitio y concéntrese en sus necesidades e intereses.
  • Estudios de caso demasiado largos. Proporciona sólo los detalles, datos y conclusiones más valiosas. Ya que es bastante difícil mantener a los lectores enfocados en tu contenido en la era de la información. Si tu historia está llena de datos innecesarios, los clientes potenciales pueden abandonarla rápidamente e ir a otro lugar para obtener información más útil.
  • Esperando grandes victorias y pasando por alto pequeños logros. Algunas compañías creen que solo los grandes proyectos merecen ser presentados en estudios de casos y publicados dos veces al año. Sin embargo, los visitantes de tu sitio pueden pensar que solo tuviste dos proyectos exitosos. Y el resto, si los hubo, fueron fracasos. Los pequeños logros también importan, ayudando a construir tu buena reputación.

Reflexión final sobre el estudio de caso

Mantén tu estudio de caso conciso y al punto, e incorpora algunos de los consejos anteriores para mejorar tus habilidades de escritura y aumentar las conversiones.

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